Używanie prywatnego samochodu do celów służbowych - przepisy

Dużo się obecnie mówi o wykorzystaniu aut prywatnych w celach służbowych. Czy wówczas można liczyć na zwrot kosztów od pracodawcy?

Często pracodawcy nie mają własnych samochodów firmowych, czy to ze względu na sporadyczną liczbę zleceń poza siedzibą firmy, czy też w związku z wysokimi kosztami utrzymania pojazdu. Niekiedy samochód służbowy, który otrzymaliśmy od pracodawcy wymaga naprawy czy też jest używany przez innego pracownika. Wówczas pracownicy mogą odbyć podróż w celach służbowych własnym autem. Pracodawcy zobowiązani są do zwrotu kosztów wynikających z użytkowania auta prywatnego pracownika.

Używanie prywatnego auta do celów służbowych powinno nastąpić z inicjatywy pracownika, a ponadto pracodawca musi wyrazić na to zgodę. W przypadku niewyrażenia zgody przez pracodawcę, może on odmówić pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych przez używanie własnego pojazdu przy wykonywaniu czynności służbowych.

Wyróżniamy dwie sytuacje, w których pracownik może używać własnego auta w celach służbowych – podróż służbowa oraz jazdy lokalne.

Pojęcie podróży służbowej oraz rozliczenie jej kosztów reguluje art. 77⁵Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. A contrario należałoby przyjąć, że pracownik nie odbywa podróży służbowej, jeżeli czynności służbowe wykonywane są w obrębie miejscowości, w której znajduje się stałe miejsce wykonywania jego pracy oraz w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, jeżeli zgodnie z umową miejscem pracy jest siedziba pracodawcy.

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilonoprawnej między pracodawcą a pracownikiem. Warunki zwrotu kosztów określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Koszty wynikające z kilometrówki dla przejazdu 1 kilometra wynoszą dla samochodów osobowych:

o pojemności silnika do 900 cm³– 0,5214 zł,
o pojemności silnika ponad 900 cm³ – 0,8358 zł

Należy zaznaczyć, że rozporządzenie reguluje kwestię zwrotu kosztów podróży samochodami osobowymi, motocyklami lub motorowerami. Nie obejmuje natomiast kwestii podróży samochodami ciężarowymi.

Kwoty określone w Rozporządzeniu obejmują poza kosztem paliwa także wydatki na pokrycie kosztów eksploatacji auta tj. zużycie opon, oleju, żarówek, a ponadto opłaty za przejazd płatnymi drogami, opłaty parkingowe itp.

Zwrot kosztów, o ile nie przekraczają one kwot określonych w rozporządzeniu, nie stanowi przychodu pracownika. Jeżeli natomiast pracodawca postanowi zwrócić koszty podróży służbowej w kwocie wyższej niż określona w rozporządzeniu, nadwyżka będzie stanowiła przychód pracownika, a co za tym idzie, będzie należało odprowadzić od niej podatek dochodowy, a także zwiększyć podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych. Pracodawca może natomiast koszty podróży zwrócone pracownikowi zaliczyć jako koszty prowadzenia działalności, jednak tylko do wysokości kwot z rozporządzenia.

Kolejną sytuacją, w której pracownik ma możliwość korzystania z prywatnego samochodu są jazdy lokalne. Są to jazdy w obrębie miejsca pracy pracownika określonym w umowie o pracę. Rozliczenia pracodawcy i pracownika z jazd lokalnych następują na podstawie umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych. W umowie takiej strony mogą wybrać dwie formy rozliczeń: kilometrówka oraz ryczałt. Kilometrówkę rozlicza się na podstawie wyżej wymienionych stawek, zgodnie z faktycznym przebiegiem pojazdu. Ryczałt stanowi iloczyn stawki za 1 km przejazdu i miesięcznego limitu kilometrów przyznanych pracownikowi przez pracodawcę. Rozporządzenie określa górną granicę miesięcznego limitu kilometrów, który uzależniony jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony:

1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Pracownik jest obowiązany złożyć pisemne oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.